Mylène Rothon, cheffe de projets web

• Présentez-vous ! Quel est votre rôle au sein de l’université de Rouen Normandie ?

Je m’appelle Mylène Rothon et je suis arrivée à la Direction de la communication en février 2023 en tant que cheffe de projets web, notamment pour porter la deuxième phase du projet de refonte de l’environnement web de l’Université. La première phase avait été achevée en février 2020 avec le site vitrine univ-rouen.fr.

Je fais partie du pôle web de la Direction de la communication, au côté de la développeuse web et du responsable éditorial web.

Mon rôle est d’accompagner tous les acteurs concernés, comme le prestataire, les directions, les services et composantes. Je fais en sorte que l’harmonisation soit la plus efficace et claire pour chacun, en accord avec la ligne stratégique et par la gestion d’un planning commun, indispensable dans le pilotage du projet. Un vrai rôle de cheffe d’orchestre !

• La Direction de la communication vient de lancer le tout premier portail interne de l’Université. Pouvez-vous nous en dire plus ?

Quand je suis arrivée à l’Université, le constat avait été fait qu’un très grand nombre de sites web avaient une structuration très administrative ne répondant plus aux usages actuels. Il y avait également la problématique de la visibilité d’informations à caractère interne qui étaient trouvables par n’importe qui sur le web ; l’utilisation d’un CMS (ndlr : le système de gestion de contenu d’un site internet) très ancien rendant le système faillible et enfin l’usage automatique de la messagerie rendant les boites mail saturées en informations.

Nous avons donc retenu la solution de cloisonner l’environnement et surtout de créer un espace personnel pour les étudiants et les personnels où nous pourrions prendre connaissance, par exemple, des prestations sociales ou de la possibilité d’évoluer dans sa carrière. Un espace plus propice à l’annonce d’informations importantes par la direction, enrichi de supports visuels comme la vidéo ou la photo.

Ce nouvel environnement a été pensé selon le principe du « mobile first », consultable avant tout par téléphone, et intègre les normes du RGAA, pour l’accessibilité, et d’écoconception, selon la stratégie de l’Université.

• En plus de cela, quatre nouveaux sites externes viennent de voir le jour. Pourquoi avoir créé ces nouveaux sites internet ?

En effet, en plus du portail, l’équivalent d’un intranet pour les étudiants et les personnels, nous avons imaginé avec le prestataire quatre autres sites web à visée externe.

Ces quatre sites ont pour vocation de :

• Valoriser la marque employeur et les offres d’emploi (https://nousrejoindre.univ-rouen.fr/)
• Mettre à disposition les données réglementaires de l’établissement (https://donneesreglementaires.univ-rouen.fr/)
• Valoriser l’ancrage territorial de l’Université et ses offres à destination des entreprises (https://entreprises.univ-rouen.fr/)
• Favoriser la prise d’information avant, pendant et après l’inscription d’un nouvel apprenant (https://mesdemarches.univ-rouen.fr/)

À travers ces sites, on constate que l’Université s’adresse à une multitude de cibles. L’objectif est ainsi de mieux valoriser certaines informations essentielles pour l’établissement, tout en maintenant les contenus en ligne auprès de nos différents publics, sur de nouveaux espaces !

• Comment s’est déroulé ce projet ?

L’objectif de cette refonte, dont la durée globale est d’environ sept ans, est de fermer tous les sites obsolètes et de moderniser l’ensemble du paysage web de l’Université.

Pour cette deuxième étape qui s’est conclue avec la sortie de cinq sites web le 6 novembre 2024, le projet s’est articulé avec de gros temps forts :

1. L’analyse de l’existant, l’organisation du travail d’équipe, la rédaction du cahier des charges,
2. La mise en place du marché avec l’appel d’offres, la création d’un comité de pilotage et des rencontres avec chaque direction et service de l’Université pour recueillir le besoin, présenter le projet et sensibiliser à la fermeture de certains sites,
3. Le choix du prestataire, le lancement du projet et sa structuration en trois blocs, selon les caractéristiques graphiques, techniques et ergonomiques des sites,
4. La validation des cahiers des spécifications fonctionnelles, des arborescences ainsi que des maquettes graphiques,
5. Le travail avec tous nos relais web pour la reprise des contenus existants et leur formation pour s’approprier l’outil,
6. La mise en production par le prestataire, les phases de test et la validation de la bonne livraison avant mise en ligne.

Ce projet d’établissement a également mobilisé toute l’équipe web en faisant des présentations et points réguliers avec toutes les directions et avec, de mon côté, le suivi presque quotidien du prestataire.

• À titre personnel, qu’est-ce qui vous a le plus plu dans ce projet ?

Personnellement, j’étais convaincue qu’il nous fallait un outil interne de communication au sein de l’Université. C’est d’ailleurs un sujet que j’affecte particulièrement et j’ai pris beaucoup de plaisir à penser techniquement et graphiquement les environnements, avec mes collègues de l’équipe projet et en lien avec le prestataire. Quand tes croquis réalisés à main levée prennent finalement forme, c’est une vraie satisfaction !

J’ai aussi beaucoup aimé animer les réunions de comité de pilotage et les réunions hebdomadaires de refonte avec mes collègues. C’est un aspect de coordination que j’ai découvert et qui me fait me dire que j’ai encore tellement à apprendre !

Une anecdote complètement personnelle : issue du secteur privé, la fonction publique est un nouveau terrain d’apprentissage où je peux mobiliser mes acquis du secteur de l’industrie et la découverte du secteur public ! Un mélange de curiosité et d’expériences qui synthétise finalement la réalisation de ce projet conséquent.